An AI assistant provides on-demand company-specific knowledge by automatically pulling from data sources and preparing it for use. This speeds up decision-making and boosts productivity by making knowledge discovery more efficient.
In einem dynamischen Unternehmensumfeld, das durch global verteilte Teams, abteilungsübergreifende Projekte und ständigen Wandel geprägt ist, standen drei börsennotierte Unternehmen – ein Automobilhersteller, ein Automobilzulieferer und ein international agierender Konsumgüterkonzern – vor einer zentralen Herausforderung: Der Wissenstransfer innerhalb der Organisation war ineffizient und fragmentiert.
Relevantes Know-how war häufig nicht digitalisiert und lag in unstrukturierten Dokumenten, dezentralen Tools oder in den Köpfen einzelner Mitarbeitender verteilt vor. Die Mitarbeitenden investierten regelmäßig Zeit in Aufgaben, die bereits erledigt worden waren, weil ihnen das entsprechende Wissen nicht zugänglich war. Dieser Umstand führte zu einem erhöhten Aufwand und beeinträchtigte die Motivation der Belegschaft. Die Frage lautete daher: Wie kann vorhandenes Wissen effizient zugänglich gemacht werden, um doppelte Arbeit zu vermeiden und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern?
Das Ziel war die Entwicklung einer unternehmensweit einsetzbaren Lösung, die Wissen intelligent organisiert, kollaboratives Arbeiten fördert und sich nahtlos in bestehende Prozesse integriert.
Im Rahmen eines Ideation-Prozesses wurde eine KI-basierte Lösung für das Wissensmanagement entwickelt: der proaktive KI-Coach. Dieser digitale Begleiter unterstützt Mitarbeitende gezielt, unabhängig von ihrer Abteilung, ihrem Erfahrungslevel oder ihrem Standort. Er vereint firmenspezifische Best Practices, strukturiertes Wissen und smarte Analysefunktionen in einem einzigen System.
Besonders innovativ war der Ansatz, nicht nur auf Abruf zu reagieren, sondern aktiv relevante Informationen bereitzustellen. Wurden etwa wiederkehrende Probleme erkannt oder typische Fragen gestellt, reagierte der Coach mit konkreten Vorschlägen – in Echtzeit und individuell angepasst. Gleichzeitig wurde die Lösung durch ein intelligentes Belohnungssystem ergänzt, das die Mitarbeitenden dazu motiviert, Wissen beizutragen und sich aktiv einzubringen. So entsteht eine wissensgetriebene Kultur, in der der Austausch nicht nur gefördert, sondern auch anerkannt wird.
Der interne Chatbot wurde nahtlos in gängige Tools wie Microsoft Office, Slack und firmenspezifische Plattformen integriert, sodass keine zusätzliche Software benötigt wurde. Im Hintergrund analysierte der Chatbot das Nutzerverhalten und die Aufgabenkontexte, um proaktiv Hilfestellung zu leisten.
Zunächst erfolgte die Umsetzung in Form eines funktionsfähigen Prototyps. Für die Akzeptanz war es entscheidend, dass dieser in die bestehenden IT-Systeme integriert wurde. Die Mitarbeitenden mussten nicht umlernen, sondern konnten den Coach direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung nutzen.
Die erste Testphase wurde mit ausgewählten Pilotgruppen durchgeführt. Dabei lag der Fokus auf zwei KPIs: dem wahrgenommenen Effizienzgewinn und der erlebten Verbesserung des Wissenstransfers. In den Nutzerinterviews bestätigte sich, dass insbesondere die proaktive Unterstützung in Meetings, beim Onboarding neuer Mitarbeitender oder bei der schnellen Problemlösung im Alltag als deutlicher Mehrwert wahrgenommen wurde. Auch die Reduzierung von wiederholter Arbeit und der geringere Kommunikationsaufwand zwischen Teams wurden mehrfach hervorgehoben.
Aufgrund des positiven Feedbacks wurde der Coach weiterentwickelt. Die Benutzeroberfläche wurde vereinfacht, die Interaktionen wurden klarer strukturiert und die Personalisierungsmöglichkeiten wurden deutlich erweitert. Die Inhalte sind nun auf bestimmte Rollen und Aufgabenbereiche zugeschnitten. So erhält beispielsweise der Vertrieb andere Vorschläge als das Marketing oder die Personalabteilung.
Die geplante Skalierung umfasst zusätzliche Anwendungsfälle und eine breitere Nutzerbasis. Neben der Prozessoptimierung steht dabei vor allem die langfristige Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit im Vordergrund. Diese soll durch besseren Zugang zu Wissen, schnellere Entscheidungen und mehr Transparenz in der Zusammenarbeit erreicht werden.
Die Einführung des KI-Coaches hatte direkte Auswirkungen auf den Arbeitsalltag. Die durchschnittliche Zeit für die Informationssuche wurde signifikant reduziert. Gleichzeitig sank der Anteil doppelt ausgeführter Aufgaben, da die Mitarbeitenden vorhandene Ressourcen besser nutzen konnten.
Zudem stieg die Zufriedenheit mit den Arbeitsprozessen im Unternehmen. Die Belegschaft fühlte sich besser informiert, unterstützt und eingebunden. Der KI-Coach fungierte dabei nicht nur als technisches Tool, sondern auch als Katalysator für eine neue Form der offenen, kollaborativen und technologiegestützten Wissenskultur.
