Terms and Conditions for Participants (see german version below)
These terms and conditions apply to participants in events organized by ada Learning GmbH.
Preamble
The organizer offers a one-year, part-time fellowship for digital training, combined with top-class events and a cross-industry network (the "Fellowship"). The aim is to provide know-how on forward-thinking skills and explain how technological developments are changing our society and work environments. The Fellowship is aimed at large and medium-sized companies across all industries as well as political and public institutions that want to prepare their employees for the challenges of digital transformation (the employees hereinafter referred to as "Fellows").
The participant has agreed in the participation agreement to contribute to the event and in the way as described in that agreement. The following applies as a framework for such participation:
1. Format, time and location of the event
The details of the event in which the participant takes part are defined in the participation agreement. The organizer shall inform the participant immediately of any changes (e.g. changes to the venue) at short notice.
2. Obligations of the organizer
2.1 The organizer shall provide the participant(s) with comprehensive information about the event, in particular about the expected group of other participants, the content and the requirements for participation. Any questions from the participant(s) will be answered during a preparatory meeting and also upon further request.
2.2 The organizer shall ensure the proper technical and organizational process as well as the provision of the necessary equipment after prior coordination with the participant.
2.3 The organizer shall arrange an event organizer's liability insurance with sufficient cover, which shall also cover the participant(s).
2.4 Insofar as the costs of travel and accommodation are covered under the participation agreement, the parties shall agree the modalities (e.g. the mode of travel) among themselves. Only previously agreed costs will be reimbursed.
3. Obligations of the participant
3.1 The participant shall participate in the event for the parts of the event defined in the participation agreement and any side events and shall provide the contribution as defined in the participation agreement.
3.2 The participant shall provide his/her contribution in person. Representation is not permitted.
3.3 If the participant is unable to provide his/her contribution, in particular due to illness, accident, unrest, war, official measures ("force majeure") or other reasons beyond his/her control, the organizer must be informed immediately after the reason for the impediment arises and shall be provided with evidence of the reason for the impediment upon request. The performance obligations shall be suspended for the duration of the force majeure, unless the force majeure occurs when the participant is already in default at that time. If necessary, the parties shall adjust the performance obligations in good faith to the altered situation; in particular, the organizer may demand that - as far as possible - the performance be carried out in the form of an online connection instead of in-person participation.
3.4 Insofar as online participation takes place (e.g. in the case of online or hybrid events), the participant must ensure that the technical requirements for the contractually agreed participation are met, in particular that a sufficient broadband Internet connection is available and that sufficient video and audio quality is ensured.
4. Further provisions on remuneration and expenses
4.1 If a remuneration is paid, this shall take into account in particular the personal and professional position of the participant(s), their professional experience and the extent to which rights of use have been granted.
4.2 The remuneration shall only be due when the contribution has been made. If the participant does not provide the contribution or if the obligation to provide the contribution no longer applies due to the circumstances mentioned in Section 3.3, no remuneration shall be owed. Section 616 of the German Civil Code (BGB) is waived. Any advance payments shall be refunded in this case.
4.3 The participant shall invoice his/her services in Euro. The participant is responsible for the correct VAT statement.
4.4 The parties agree that payment shall be due 14 days from receipt of the invoice in digital form.
4.5 The organizer agrees to the receipt of invoices in electronic form to the e-mail address rechnungen@join-ada.com.
4.6 Insofar as the Organizer reimburses the expenses as agreed after disbursement, the participant shall submit a legible copy or scan of all invoices that he/she claims as expenses. The participant is responsible for the correct VAT accounting of all claims for expenses.
5. Recording, exploitation, granting of licenses
5.1 The event will be recorded in video and audio. Photographs will also be taken, on which the participant may also be depicted.
5.2 The organizer acquires the full and exclusive, perpetual and transferable copyrights and/or usage rights, unrestricted in time, place and content, to use all recordings of the event for publication, reproduction, exploitation, editing, distribution and making available to the public, as well es for all as yet unknown types of use.
The participant grants the organizer corresponding full and exclusive, perpetual, sub-licensable and transferable licenses and other rights, unrestricted in time, place and content, to use the works created in the course of his/her participation. The licensing also refers to the editing and use of the edited works to the aforementioned extent (e.g. only audio tracks as podcasts, transcripts in blog posts or learning materials, translations, etc.).
In particular, the license is granted for the following types of use:
(a) the right of reproduction, in particular for use on image and sound carriers and for storage on storage media of any kind and regardless of whether in tangible or intangible form;
(b) the right of distribution, in particular for rental, for use in the context of commercial advertising on all suitable tangible and intangible media;
(c) the right to exhibit, recite, perform and present as well as the right to communicate broadcasts;
(d) the right of making available to the public, in particular to store in and make available by retrieval from databases, for use on the intranet and internet, i.e. on publicly accessible or restricted-access websites, for use in on-demand services and in all social media;
(e) the broadcasting right in all qualities and by means of all technical transmission channels;
(f) the editing right, in particular for use in the context of other media productions, for use in journalistic-editorial works and for advertising productions.
5.3 In particular, the participant is aware that the organizer intends to use the recordings for the Fellowship and can thus make them available to all Fellows. Against this background, the Participant grants the rights to include the recordings in databases and to retrieve them, in addition to Section 5.2, if not already included therein.
5.4 The organizer may transfer the licenses granted to third parties or grant sublicenses.
5.5 The participant expressly gives consent to the distribution of his/her image (photograph, moving image).
5.6 The participant represents that no rights of third parties, in particular no copyrights, trademark rights or other intellectual property rights, are infringed by his/her participation.
6. Marketing
6.1 Both parties shall be entitled to showcase the participation to an appropriate extent.
6.2 In particular, the participant is permitted to announce his/her participation on (professional) social media platforms. Clause 7 of these provisions shall remain unaffected.
6.3 The organizer may use images or videos (with or without audio) or short excerpts in social media accounts or on its website in accordance with Section 5.
7. Data Privacy and Confidentiality
7.1 The parties are individually responsible for compliance with the provisions of data protection law.
7.2 The parties assume that no data processing relationship or joint controllership under data protection law exists between them with regard to the processing of certain personal data. Should this assumption change due to regulatory developments or due to official opinions, instructions or legally binding court decisions, the parties shall enter into a corresponding agreement under data protection law in addition to the cooperation agreement.
7.3 The parties shall treat as confidential all information that is not explicitly presented as non-confidential in the context of participation. This applies in particular to the provisions of the cooperation agreement.
8. Final provisions
8.1 Should individual provisions of the participation agreement, including these provisions, be or become invalid or unenforceable, this shall not affect the validity or enforceability of the remaining provisions. The invalid or unenforceable provision shall be replaced by a valid or enforceable provision that comes as close as possible to the invalid or unenforceable provision in terms of content and economic effect.
8.2 German law shall apply under exclusion of the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG). The exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from the cooperation agreement is the registered office of the organizer.
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Bedingungen für Mitwirkende
Diese Bedingungen gelten für Mitwirkende bei Veranstaltungen der ada Learning GmbH
Präambel
Die Veranstalterin bietet ein einjähriges, berufsbegleitendes Fellowship zur digitalen Weiterbildung, kombiniert mit hochkarätigen Veranstaltungen und einem branchenübergreifenden Netzwerk (das „Fellowship“). Das Ziel ist es, Know-how zu zukunftsfähigen Kompetenzen zu vermitteln und zu erklären wie technische Entwicklungen unsere Gesellschaft und Arbeitswelt verändern. Das Fellowship richtet sich an große und mittelständische Unternehmen aus allen Branchen sowie politische und öffentliche Institutionen, die ihre Mitarbeiter:innen für die Herausforderungen der digitalen Transformation fit machen wollen (die Mitarbeiter:innen im Folgenden als „Fellows“).
Der/Die Mitwirkende hat seine/ihre Mitwirkung an dem in der Mitwirkungsvereinbarung bezeichneten Event in der ebenfalls bezeichneten Form erklärt. Als Rahmenbedingung für die Mitwirkung gilt was folgt:
1. Eventformat, Eventzeit und Eventort
Die Details zum Event, an dem die/der Mitwirkende teilnimmt, werden in der Mitwirkungsvereinbarung definiert. Etwaige Änderungen (z.B. kurzfristige Änderungen des Veranstaltungsortes) teilt die Veranstalterin dem/der Mitwirkenden unverzüglich mit.
2. Pflichten der Veranstalterin
2.1 Die Veranstalterin klärt den/die Mitwirkenden umfassend über das Event, insbesondere über den voraussichtlichen Teilnehmer:innenkreis, die inhaltliche Ausrichtung sowie die Anforderungen der Mitwirkung in Kenntnis. Fragen des/der Mitwirkenden werden im Rahmen eines Vorgesprächs und auch auf weitere Nachfrage beantwortet.
2.2 Die Veranstalterin sorgt für den ordnungsgemäßen technischen und organisatorischen Ablauf sowie die Zurverfügungstellung des notwendigen Equipments nach vorheriger Absprache mit dem/der Mitwirkenden.
2.3 Die Veranstalterin schließt eine Veranstalterhaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckung ab, die auch den/die Mitwirkende/n einschließt.
2.4 Soweit nach der Mitwirkungsvereinbarungen die Kosten für Reise und Unterkunft übernommen werden, stimmen die Parteien die Modalitäten (z.B. die Art der Anreise) untereinander ab. Es werden nur vorher abgestimmte Kosten erstattet.
3. Pflichten der/des Mitwirkenden
3.1 Der/Die Mitwirkende wird auf dem Event zu den in der Mitwirkungsvereinbarung definierten Veranstaltungsteilen und ggf. Nebenveranstaltungen teilnehmen und die in der Mitwirkungsvereinbarung definierte Mitwirkungsleistung erbringen.
3.2 Der/Die Mitwirkende erbringt seine/ihre Leistung höchstpersönlich. Eine Vertretung ist nicht gestattet.
3.3 Kann der/die Mitwirkende die Leistung insbesondere aufgrund von Krankheit, Unfall, Unruhen, Krieg, behördlichen Maßnahmen („höhere Gewalt“) oder anderen außerhalb seines/ihres Einflussbereichs liegenden Gründen nicht erbringen, ist die Veranstalterin unverzüglich nach Auftreten des Hinderungsgrundes zu informieren und der Hinderungsgrund auf Verlangen nachzuweisen. Für die Dauer der höheren Gewalt sind die Leistungspflichten suspendiert, es sei denn, die höhere Gewalt tritt ein, wenn der/die Mitwirkende sich in diesem Zeitpunkt bereits im Verzug befindet. Die Parteien passen die Leistungspflichten gegebenenfalls nach Treu und Glauben an die veränderte Situation an; insbesondere kann die Veranstalterin verlangen, dass – soweit möglich – die Leistung anstelle einer präsenten Teilnahme in Form einer Online-Zuschaltung durchgeführt wird.
3.4 Soweit eine Online-Teilnahme stattfindet (z.B. bei Online- oder Hybrid-Veranstaltungen, hat der/die Mitwirkende sicherzustellen, dass die technischen Voraussetzungen zur vertraglich vereinbarten Mitwirkung gegeben sind, insbesondere eine ausreichende Breitband-Internetverbindung zur Verfügung steht und eine ausreichende Video- und Audioqualität sichergestellt ist.
4. Weitere Bestimmungen zum Honorar und zu Auslagen
4.1 Soweit eine Tantieme gezahlt wird, berücksichtigt diese insbesondere die persönliche und berufliche Stellung des/der Mitwirkenden, seine/ihre berufliche Erfahrung und den Umfang der Einräumung von Nutzungsrechten.
4.2 Die Vergütung wird nur fällig, wenn die Leistung erbracht wird. Erbringt der/die Mitwirkende seine Leistung nicht oder entfällt die Verpflichtung zur Leistung aufgrund der in Ziff. 3.3 genannten Umständen, ist keine Vergütung geschuldet. § 616 BGB wird abbedungen. Etwaige Anzahlungen sind in diesem Fall zu erstatten.
4.3 Der/Die Mitwirkende rechnet seine Leistungen in Euro durch ordnungsgemäße Rechnung ab. Der/die Mitwirkende ist für den korrekten Umsatzsteuerausweis verantwortlich.
4.4 Als Fälligkeitsregelung vereinbaren die Parteien 14 Tage ab Eingang der Rechnung in digitaler Form.
4.5 Die Veranstalterin erklärt sich mit einer Übersendung von Rechnungen in elektronischer Form an die E-Mail-Adresse rechnungen@join-ada.com einverstanden.
4.6 Soweit die Veranstalterin die Kosten vereinbarungsgemäß nach Verauslagung erstattet, reicht der/die Mitwirkende alle Rechnungen, die er/sie als Auslagen geltend macht, in lesbarer Kopie bzw. als Scan ein. Der/Die Mitwirkende ist für die umsatzsteuerlich korrekte Abrechnung aller Auslagenforderungen selbst verantwortlich.
5. Aufzeichnung, Verwertung und Lizenzeinräumung
5.1 Das Event wird in Video und Audio aufgezeichnet. Es werden außerdem Lichtbilder angefertigt, auf dem auch der/die Mitwirkende abgebildet sein kann.
5.2 Die Veranstalterin erwirbt an allen Aufzeichnungen des Events die vollständigen, ausschließlichen, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkten sowie frei übertragbaren Urheber- und sonstigen Nutzungsrechte zur Veröffentlichung, Vervielfältigung, Verwertung, Bearbeitung, Verbreitung und öffentlichen Zugänglichmachung sowie für alle noch unbekannten Nutzungsarten.
Der/Die Mitwirkende erteilt die Veranstalterin entsprechende vollständige, ausschließliche, unterlizenzierbare, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkte sowie frei übertragbare Lizenz- und sonstige Nutzungsrechte an den im Rahmen seiner/ihrer Mitwirkung entstehenden Werke. Die Lizenzierung bezieht sich auch auf die Bearbeitung und die Nutzung im vorgenannten Umfang der bearbeiteten Werke (z.B. lediglich Tonspuren als Podcast, Transkripte in Blog-Beiträgen oder Lernmaterialien, Übersetzungen etc.).
Insbesondere wird die Lizenz für die folgenden Nutzungsarten eingeräumt:
(a) das Vervielfältigungsrecht, insbesondere zur Verwendung auf Bild- und Tonträgern und zur Speicherung auf Speichermedien jedweder Art und gleich, ob in körperlicher oder unkörperlicher Form;
(b) das Verbreitungsrecht, insbesondere zur Vermietung, zur Nutzung im Rahmen kommerzieller Werbung auf alle dafür geeigneten körperlichen und unkörperlichen Medien;
(c) das Ausstellungs-, Vortrags-, Vorführungs- und Aufführungsrecht sowie das Recht zur Wiedergabe von Funksendungen;
(d) das Recht zur öffentlichen Zugänglichmachung, insbesondere zur Speicherung in und zur Bereitstellung durch Abruf aus Datenbanken, zur Nutzung im Intra- und Internet, d.h. auf öffentlich zugänglichen oder beschränkt zugänglichen Websites, zur Verwendung in Abrufdiensten und in sämtlichen sozialen Medien;
(e) das Senderecht in allen Qualitäten und mittels aller technischer Übertragungswege;
(f) das Bearbeitungsrecht, insbesondere zur Verwendung im Rahmen anderer Medienproduktionen, zur Verwendung im Rahmen journalistisch-redaktioneller Werke und für Werbeproduktionen.
5.3 Dem/Der Mitwirkenden ist insbesondere bekannt, dass die Veranstalterin die Aufzeichnungen für das Fellowship verwenden will und damit allen Fellows zur Verfügung stellen kann. Der/Die Mitwirkende erteilt vor diesem Hintergrund ergänzend zu Ziff. 5.2 – soweit darin nicht enthalten – die Rechte zur Aufnahme in Datenbanken und zum Abruf.
5.4 Die Veranstalterin darf die ihr eingeräumten Lizenzen an Dritte weiterübertragen oder Unterlizenzen einräumen.
5.5 Der/Die Mitwirkende willigt ausdrücklich in die Verbreitung seines/ihres Bildnisses (Lichtbild, Bewegtbild) ein.
5.6 Der/Die Mitwirkende erklärt, dass durch seine/ihre Mitwirkung keine Rechte Dritter, insbesondere keine Urheber- und Markenrechte sowie sonstige gewerblichen Schutzrechte beeinträchtigt werden.
6. Marketing
6.1 Beide Parteien sind berechtigt, die Mitwirkung in angemessenem Umfang darzustellen.
6.2 Insbesondere ist es der/dem Mitwirkenden gestattet, die Teilnahme und Mitwirkung auf (beruflichen) Social-Media-Plattformen zu publizieren. Ziff. 7 dieser Bedingungen bleibt unberührt.
6.3 Die Veranstalterin darf in Übereinstimmung mit Ziff. 5 Bilder oder Videos (mit und ohne Audio) bzw. kurze Ausschnitte in Social-Media-Auftritten oder auf ihrer Website verwenden.
7. Datenschutz und Vertraulichkeit
7.1 Die Parteien sind jeweils selbst für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich.
7.2 Die Parteien gehen davon aus, dass zwischen ihnen kein Auftragsverarbeitungsverhältnis oder eine datenschutzrechtliche gemeinsame Verantwortlichkeit im Hinblick auf die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten besteht. Sollte sich diese Einschätzung aufgrund von Änderungen von rechtlichen Vorschriften oder aufgrund behördlicher Ansichten, Weisungen oder rechtskräftiger gerichtlicher Entscheidungen ändern, werden die Parteien zusätzlich zur Mitwirkungsvereinbarung eine entsprechende datenschutzrechtliche Vereinbarung schließen.
7.3 Die Parteien werden alle Informationen, die nicht im Rahmen der Mitwirkung explizit als nicht vertraulich vorgetragen werden, vertraulich behandeln. Dies gilt insbesondere für die Bedingungen der Mitwirkungsvereinbarung.
8. Schlussvorschriften
8.1 Sollten einzelne Bestimmungen der Mitwirkungsvereinbarung einschließlich dieser Bedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit oder Durchführbarkeit der übrigen Bestimmungen dadurch nicht berührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung sollen die Parteien eine wirksame oder durchführbare Bestimmung vereinbaren, die der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmungen inhaltlich und wirtschaftlich am nächsten kommt.
8.2 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Ausschließlicher Gerichtsstand für alle aus dem Mitwirkungsvertrag erwachsenen Streitigkeiten ist der Sitz der Veranstalterin.
